B2B-oppsett og bestilling NO

Oppsett for administrator

B2B-funksjonene styres under Innstillinger → Handel → B2B. Hovedbryteren Aktiver B2B-portalen må være på; er den av, er alle B2B-funksjoner borte fra butikken. Hver funksjon kunden kan få i portalen har sin egen bryter i boksen B2B-portalfunksjoner, og nye funksjoner er av til butikken slår dem på. En bedrifts portalprofil på kundekortet kan slå enkelte funksjoner av eller på for én bedrift. Ansattroller i admin og firmaroller i portalen er to forskjellige tilgangssystemer.

Åpne firmaet under Kunder og bruk kortet Oppsett av bedrift. Det går gjennom, i denne rekkefølgen:

1. Opprett firmaets leveringslokasjoner (eller importer dem fra CSV).
2. Inviter brukerne. En invitasjon som ikke er godtatt, er ikke en innlogget bruker.
3. Begrens brukere til bestemte lokasjoner ved behov; uten begrensning kan brukeren bestille til alle.
4. Slå på Lokasjonsadministrasjon av brukere hvis lokasjonsansvarlige skal administrere brukere på egne lokasjoner.
5. Kontroller prisgruppe, tildelte innkjøpslistemaler, godkjenningsregel, kredittavgjørelse og portalprofil.

Rollene i portalen er Innkjøper, Lokasjonsansvarlig og Bedriftsadministrator. Begrensede brukere trenger lokasjonstilknytning, og en lokasjonsansvarlig får ikke automatisk ansvar for firmaets andre lokasjoner. Portalen former seg etter firmaets størrelse (ett sted, flere lokasjoner eller stor bedrift); nivået kan låses på kundekortet.

Lokasjoner, prosjekter og innkjøpsmodus

• Leveringslokasjoner. Hver lokasjon har egne leveringsadresser, leveringsinstruksjoner og eventuelt kostnadssted. Kjøperen velger «Leverer til» i toppen av portalen, og lokasjonen følger ordren til faktura og plukkliste.
• Én handlekurv per lokasjon. Kjøpere har flere handlekurver og bytter mellom dem. Under Pågående bestillinger kan de gi dem nytt navn, lagre, gjenoppta, duplisere og arkivere dem, og sende flere inn samlet med Bestill valgte. Hver handlekurv blir sin egen ordre med egen levering, og firmaets grenser sjekkes for hele gruppen før noe legges inn.
• Prosjekter. Med Bedriftsprosjekter på kan firmaet ha prosjekter ved siden av lokasjonene. Kjøperen velger prosjektet i kassen; ordren og fakturaen bærer det, og prosjektsiden i portalen viser tall og dokumenter. Butikken kan gjøre prosjektvalget valgfritt. Kassen avviser et lukket prosjekt.
• B2B bestillingsdimensjon styrer om portalen sier Lokasjoner, Prosjekter eller Ukedager om måten firmaet grupperer bestillinger på.
• Koststeder. Med Bedriftens koststeder på fører kjøperen ordren på et koststed; koden følger ordren, fakturareferansen og eksporten til regnskapet. Butikken kan kreve koststed på alle bedriftsordrer.
• Innkjøpsmodus. Med Innkjøpsmodus på lander firmaet på et innkjøpsbord i stedet for en butikkforside: åpne handlekurver, varer som bør etterbestilles, godkjenninger, ordrer under arbeid og innkjøpslister, med en tett katalog og en ordretavle. Den er av til butikken slår den på, og portalprofilen kan overstyre den per firma.
• Flere firmaer. En bruker kan tilhøre flere firmaer med én innlogging og velger firma i firmavelgeren. Be om tilgang til et eksisterende firma gjør at firmaets administratorer får e-post og avgjør forespørselen i portalen.

Logg inn og velg arbeidsområde

Kunden logger inn og åpner portalen. Kontroller at riktig firma og lokasjon vises før bestilling. Portalens funksjoner og meny avhenger av butikkoppsett, firmatilgang og brukerrolle. Startsiden har «Venter på deg» med det som trenger kjøperens handling, og et budsjettmål hvis firmaet har en forbruksgrense.

Hurtigbestilling og innkjøpslister

Bestillingsassistenten (hurtigbestilling) bygger en handlekurv uten at kjøperen blar i katalogen. Hvilke metoder som vises, avhenger av butikken:

• lim inn varenumre eller EAN med antall, eller last opp en CSV-fil
• importer et dokument (PDF eller bilde av en bestilling eller rekvisisjon); dette bruker AI og krever at funksjonen Dokumentimport er på
• bestill ut fra historikk, med forslag fra det firmaet vanligvis bestiller
• bestill fra en handlelistemal butikken har tildelt firmaet

Gjennomgå produktmatch, variant, enhet og antall før linjene legges i kurven; et forslag er ikke en ferdig ordre. Kjøperen kan også bestille på nytt fra tidligere ordrer.

Handlelister (innkjøpslister) er firmaets gjenbrukbare maler. Varer og priser kan ha endret seg siden listen ble laget, så kontroller linjene før gjenbestilling. Listen i portalen er kundens egen handleliste, ikke en leverandørordre i Kaduno Purchasing.

Gjentakende bestillinger

Med Gjentakende bestillinger på kan en kjøper la en innkjøpsliste gjentas hver N. uke på en valgt ukedag. Butikken velger hva en kjøring gjør: lage en handlekurv kjøperen gjennomgår og bestiller (standard), eller legge inn ordren automatisk gjennom samme kasse som en kjøper bruker. Godkjenning, budsjett, kreditt, lager og priser gjelder også da, og det som stopper en kjøring etterlater en handlekurv med forklaring. Den automatiske modusen legger inn ordrer uten at kjøperen trykker bestill; slå den bare på etter avtale med kunden. Ansatte kan lese og sette en plan på pause fra kundekortet.

Godkjenning

Med Ordregodkjenning på kan butikken kreve godkjenning for alle bedriftsordrer eller for ordrer over et terskelbeløp, per firma. Kjøperen sender ordren til godkjenning i kassen i stedet for å bestille. Godkjenneren behandler ventende saker under Godkjenninger i portalen, kan godkjenne eller avvise med begrunnelse, og kan godkjenne flere samlet. Kjøperen får e-post om utfallet, og ordren legges inn først når den er godkjent.

En forespørsel som ikke er behandlet innen utløpsfristen (7 dager i standard oppsett), utløper. Ventende forespørsler teller mot kjøperens forbruksgrense. Ansatte følger forespørslene under Ordrer → Godkjenninger, men avgjørelsen tas i portalen. Butikken avgjør også om kundens egne AI-agenter kan godkjenne eller avvise ordrer; det er av som standard.

Tilbudsforespørsler ligger under Tilbud i portalen; en forespørsel er ikke automatisk et akseptert tilbud.

Prøvebestilling og feilsøking

Prøv både som bedriftsadministrator og som et begrenset medlem. Kontroller synlige lokasjoner, kundens pris, leveringsadresse og tilgjengelige betalingsmåter. Husk at kundens e-post (invitasjoner, godkjenningsvarsler, bekreftelser) sendes først når butikken er merket som live.

Hvis en lokasjon mangler: kontroller medlemstilknytningen. Hvis medlemshåndtering mangler: kontroller rollen og bryteren Lokasjonsadministrasjon av brukere. Hvis godkjenning mangler: kontroller at funksjonen og firmaets regel er på. Hvis priser er feil: kontroller firma, avtale og prisgruppe før du endrer katalogprisen.