Kom i gang med Kaduno Purchasing NO

Forutsetninger

Velg butikk og kontroller at innkjøp er slått på. Endringer på innkjøpsordrer krever rollen Operatør eller høyere. Hvilke menyvalg du ser, avhenger av lisensen og av bryterne under Innstillinger → Innkjøp. Avklar mottakslager, produktets innkjøpsenhet og leverandør før opprettelse.

Leverandør og produkter

Åpne /admin/purchasing/suppliers og opprett leverandør med kontaktdata, valuta, betalingsbetingelser, standard leveringstid og språk på innkjøpsordre. Organisasjonsnummer kan slås opp i Brønnøysundregistrene. Koble produkter med leverandørens varenummer, kostpris, leveringstid og minste bestillingsantall, eller importer dem samlet med importtypen Leverandørvarer. Kontroller pris og leveringstid før du bruker dem i en bestilling eller prognose.

Opprett en innkjøpsordre

1. Åpne /admin/purchasing/orders/new.
2. Velg leverandør og legg til produktlinjer med antall og pris.
3. Kontroller enhet, mottakslager, forventet levering, valuta og notater.
4. Velg Lagre kladd, Forhåndsvis PDF eller Send PO (heter Send til godkjenning når ordren må godkjennes først).
5. Følg ordren fra /admin/purchasing/orders. Endre IO-status viser bare gyldige neste steg.

Krever butikken godkjenning, lager en administrator Godkjenningsregler under Innstillinger → Innkjøp, med terskel, antall godkjenninger og minimumsrolle.

Send PO endrer bare status til Sendt. Selve e-posten sender du fra ordren: Lag utkast til e-post, la Kai skrive teksten, rediger den og Send via Kaduno. Kaduno har ingen EDI-utsendelse av innkjøpsordrer. Leverandøren kan i tillegg bekrefte eller endre leveringsdato fra en lenke i e-posten.

Mottak og avvik

Åpne innkjøpsordren og registrer faktisk mottatte mengder per linje, eller bruk Varemottak. Kontroller bestilt og tidligere mottatt antall før bekreftelse; du kan ikke motta mer enn det som gjenstår. Mottatte varer kan ligge i karantene til inspeksjon er gjort. Mottak med skanner skjer via Warehouse-terminalen.

Ved manko, feil vare eller skade registrerer du et avvik fra mottaksdelen av ordren. Er Tillat dellevering på, er et mottak med færre enheter ventet og åpner ikke et avvik. Ikke skjul avvik ved å endre bestilt mengde til mottatt mengde. Kvalitetskontroll ligger på /admin/purchasing/inspections, leverandørreturer på /admin/purchasing/returns og leverandørfakturaer på /admin/purchasing/invoices. Leverandørfakturaer sammenlignes med ordre og mottak (treveismatch), med toleranse du setter under Innstillinger → Innkjøp.

Etterfylling og materialbehov

Gå til /admin/purchasing/reorder-suggestions (Kai forslag). Se forslag sammen med beholdning, åpne bestillinger, leveringstid og pris, sortert som Bestill nå, Bestill snart og Overvåk. Velg linjer og opprett innkjøpsordrer; Kaduno lager én utkastordre per leverandør. Den valgfrie bryteren Automatisk gjenbestilling oppretter utkast hver hverdag, men sender ikke ordrene av seg selv med mindre Auto-send for godkjenning er på.

Materialbehov for produksjon har eget område på /admin/purchasing/mrp, og et valgfritt Salgsbudsjett (/admin/purchasing/sales-budget) kan gå foran prognosen. Start med korrekte stykklister. Et beregnet behov er beslutningsgrunnlag, ikke en sendt bestilling.

Utgifter

Ansattes utlegg og kvitteringer hører til økonomien; se Kaduno Finance.

Feilsøking

Manglende forslag skyldes oftest manglende grunnlagsdata eller oppsett. Kontroller beholdning, leverandørkobling og leveringstid før du endrer terskler. Ved feil mottak: kontroller lager, linje, enhet og tidligere registreringer. Ved fakturaavvik: sammenlign bestilt, mottatt og fakturert før du godkjenner eller korrigerer.