Regnskap — Tripletex og regnskapshub NO

Finance er i beta.

Velg riktig regnskapsflyt

Under Innstillinger → Økonomi velger du Faktureringsleverandør:

• K-Faktura (intern): Kaduno lager fakturaen og PDF-en selv, med eget fakturanummer. Dette brukes når butikken ikke har valgt noe annet.
• Kaduno regnskapshub: Kaduno sender fakturaer, kreditnotaer og betalinger til butikkens eget regnskapssystem gjennom Kaduno regnskapshub. Tripletex og Fiken nås slik; Kaduno snakker ikke selv med regnskapssystemet. Til hubben er koblet til, faktureres ordrene med K-Faktura.
• Bedriftens ERP (for eksempel Visma.net): ERP-et lager og sender fakturaen selv. Kaduno eksporterer bare ordren og lager ingen faktura, fakturanummer, PDF eller faktura-e-post. Det samme gjelder en butikk der ordrene håndteres i et ERP.

Hvilket regnskapssystem hubben snakker med, og hvilke funksjoner det har, avtales ved oppstart. Du skal ikke legge Tripletex-nøkler (Consumer Token og Employee Token) direkte i Kaduno; de brukes ikke av regnskapsflyten.

Oppsett i Kaduno

1. Velg butikk og åpne Innstillinger → Økonomi (/admin/settings/finance).
2. Velg faktureringsleverandør. For K-Faktura fyller du ut bankkonto, fakturanummerprefix, bunntekst og logo.
3. Ved regnskapshub: trykk Konfigurer Kaduno regnskapshub og fyll inn Hub-URL, Hub API-nøkkel og Webhook-hemmelighet fra Kaduno-plattformadministrator.
4. Velg Når ordrer faktureres og kontroller relevante fakturainnstillinger.
5. Prøv en avtalt testordre og kontroller eksportresultat og status i mottakersystemet.

Nøklene krever administratortilgang. URL og konto må gjelde samme miljø. En lagret nøkkel alene bekrefter ikke at dokumenter kan leveres eller at status kommer tilbake. Selgeropplysningene (juridisk navn, organisasjonsnummer, MVA-nummer og adresse) hører til organisasjonen og skrives på hver faktura; mangler noe, kan ikke fakturaer opprettes.

Når faktureringen starter

Når ordrer faktureres har fire valg: Når ordren legges inn, Ved hver sending (bare sendte linjer), Når ordren markeres som fakturert og Manuelt. En endring gjelder nye ordrer; en ordre beholder tidspunktet den ble lagt inn med. Innstillingen vises ikke når ERP-et fakturerer.

Enkelte ordrer følger egne regler:

• En ordre importert fra et annet system er allerede fakturert der, og faktureres ikke igjen.
• En serviceordre som er levert når ordren opprettes, faktureres da, selv om butikken fakturerer ved sending.
• En betalingsleverandør som selv lager faktura ved levering, som Two.inc, venter på forsendelsen.

Eksport, status og dokumenter

Fakturaene ligger under Fakturaer (/admin/invoices), kreditnotaene under Kreditnotaer, og Økonomi (/admin/finance) har fanene Eksport, MVA og Avstemming. Ved en faktura som ikke kom frem, bruker du Prøve eksport på nytt på ordren. Hubben melder status tilbake gjennom signerte tilbakemeldinger, og en innbetaling i regnskapssystemet vises på fakturaen.

PDF-en til en faktura fra regnskapssystemet hentes gjennom hubben når du åpner den fra ordren. Fakturaer fra K-Faktura lager Kaduno PDF for selv. Fra ERP kommer fakturaene tilbake via integrasjonen og vises på ordren og i kundeportalen.

En faktura korrigeres alltid med en kreditnota (Utsted kreditnota på ordren). Ved feil: kontroller kobling, kundereferanser, dokumentlinjer og eksportreferanse, og rett feilen før nytt forsøk. Ikke opprett ny ordre eller faktura bare fordi statusoppdateringen mangler; dokumentet kan allerede finnes i regnskapssystemet.

Se Finance og integrasjonsoversikten.