Kom i gang med Kaduno Finance NO

Kaduno Finance er under utvikling (beta). Funksjonene under er i bruk, men omfanget kan utvides.

Forutsetninger og oppsett

Velg butikk og kontroller at økonomi er slått på. Åpne Innstillinger → Økonomi (/admin/settings/finance). Hovedbryteren er Aktiver økonomi; er den av, skjules økonomisidene. Velg deretter Faktureringsleverandør:

• K-Faktura (intern): Kaduno lager fakturaen og PDF-en selv, med eget fakturanummer. Dette brukes når du ikke har valgt noe annet.
• Kaduno regnskapshub: fakturaer, kreditnotaer og betalinger sendes videre til butikkens eget regnskapssystem. Koblingen settes opp under Innstillinger → Plugins (felt som Hub-URL og Hub API-nøkkel); se regnskapsveiledningen. Til koblingen er på plass faktureres ordrene med K-Faktura, så ingen ordre står fast.
• Bedriftens ERP (for eksempel Visma.net): ERP-et lager og sender fakturaen. Kaduno eksporterer bare ordren og lager ingen faktura, fakturanummer, PDF eller faktura-e-post. Fakturaene fra ERP-et vises likevel på ordren og i kundeportalen.

Under Selgeropplysninger ser du om juridisk navn, organisasjonsnummer, MVA-nummer og adresse er fylt ut. De skrives på hver faktura og kreditnota, og uten dem kan fakturaer ikke opprettes. Under Når ordrer faktureres velger du utløser: når ordren legges inn, ved hver sending, når ordren markeres som fakturert, eller manuelt.

Faktura fra ordre

Åpne ordren fra /admin/orders og kontroller kunde, fakturaadresse, linjer, MVA, frakt og betalingsstatus. Fakturaen lages etter utløseren du har valgt. En bedriftskunde faktureres til bedriftens fakturaadresse. På ordresiden kan du Utsted ny faktura, Prøv eksport på nytt når en faktura ikke kom frem til regnskapet, og laste ned PDF. En feilet faktura stopper ikke utsendelsen av ordren.

Fakturalisten ligger på /admin/invoices, med søk på fakturanummer, kunde eller ordrenummer og filter på status. For fakturaer fra K-Faktura kan du åpne fakturaen og Merk som sendt, Registrer innbetaling eller Kanseller faktura.

En faktura opprettet i Kaduno, et eksportforsøk og et dokument bokført i regnskapssystemet er tre forskjellige resultater. Kontroller eksportstatus på /admin/finance.

Kreditnota

Kreditnotaer ligger på /admin/credit-notes. En faktura korrigeres alltid med en kreditnota. Åpne ordren og velg Utsted kreditnota for fakturaen. Du kan skrive en årsak, velge om varene skal tilbake på lager (Tilbakefør varelager), velge tilbakebetaling (Online, Manuell tilbakebetaling eller Ingen tilbakebetaling) og om kunden skal varsles.

Kanselleres en ordre med en åpen faktura der ingenting er betalt, krediteres fakturaen automatisk. En kreditnota er aldri et åpent beløp: den purres ikke og tar ikke imot innbetaling, og en faktura som er kreditert fullt ut har status Kreditert. Kreditnota er ikke alene bevis på tilbakebetalte penger. Kontroller refusjonen hos betalingsleverandøren.

Økonomitavlen

Økonomi (/admin/finance, under Innsikt) viser nøkkeltall, kontantstrøm, aldersfordeling på utestående, de største skyldnerne og MVA-termin. Fanene er Eksport (eksport til regnskapet og kundemappinger), MVA og Avstemming (fakturaer mot betalinger). Knappen Til regnskap eksporterer.

Utestående på en faktura er totalen minus det som er betalt og det som er kreditert.

Purring

Under Purring / Inkasso (/admin/finance/dunning) lager du purringsskjemaer med Nytt skjema. Et skjema har steg med dag, gebyr og handling: påminnelse, første og andre purring, siste varsel, inkasso og sperring. Siden viser hvor mange som er sendt, venter eller har feilet. Purring virker bare når bryteren Purring (dunning) er på under Innstillinger → Økonomi. Varsler om forfalte fakturaer og blokkering av ordrer ved forfall følger de øvrige innstillingene samme sted.

Utgifter

Ansattes utlegg og innkjøp med kort registrerer du under Utgifter (/admin/expenses, i Ordrer-menyen, sammen med fakturaene). Klikk Ny utgift, last opp kvitteringen (bilde eller PDF), og Kai leser leverandør, dato, beløp og MVA ut av den. Kontroller alt mot kvitteringen: utlesningen er et forslag. Velg kategori og betalingsmåte (Privat utlegg, Firmakort eller Kredittkort), og klikk Send til godkjenning. En kvittering som er lastet opp før, blir flagget. En utgift går fra Utkast via Innsendt og Godkjent til Bokført, eller Avslått; Bokfør endrer bare statusen på utgiften. Kategorier settes opp under Innstillinger → Økonomi → Utgiftskategorier. Er det slått på, får den som la ut en e-post når utgiften er avgjort.

Feilsøking

Ved manglende faktura: kontroller utløser, ordrekilde og at selgeropplysningene er komplette. Ved eksportfeil: kontroller kobling og eksportreferanse før nytt forsøk. Ved manglende betalingstilbakemelding: kontroller regnskapshuben og leverandørresultatet. Finance gir arbeidsgrunnlag for fakturering og oppfølging; avstem resultatet mot virksomhetens regnskapssystem.